在建立、实施和改进质量管理体系的全过程中，质量管理体系文件是全部质量活动的依据和记实的客观凭据。实践证明，质量管理体系文件和资料的控制是质量管理体系不可缺少的基本要素之一，可以确保在所有相关的工作场所都能得到相应的质量管理体系文件和资料的有效版本，使执行质量管理职能的人员能够及时查阅，使在用的质量管理体系文件和资料具有唯一性、权威性和时效性。