1）法规性：质量管理体系文件一旦批准实施，就必须认真执行；文件修改只能按规定的程序进行；文件作为评价实际运做的依据。

2）唯一性：一个体系只能有唯一的质量管理体系文件系统；一项工作只能规定唯一的程序；一项规定只能有唯一的理解。

3）有效性：任何地方必须使用有效文件和资料。

4）符合性：文件的规定必须符合学校的实际；文件的内容便于执行和检查；文件的使用范围必须予以明确。